Der ultimative Leitfaden für KPIs in der Instandhaltung 

Die Verfolgung der Instandhaltungsleistung ohne klare KPIs ist wie eine Navigation ohne Karte – Sie bewegen sich zwar vorwärts, aber gehen Sie in die richtige Richtung? 

Ohne solide Daten fällt es Instandhaltungsteams schwer, Ressourcen zu optimieren, die Effizienz zu verbessern und kostspielige Ausfälle zu verhindern. Viele tappen in eine von zwei Fallen: 

• Sie verfolgen zu viele Metriken, was zu einer Datenflut ohne verwertbare Erkenntnisse führt. 
• Sie verfolgen die falschen Metriken, was zu reaktiver Instandhaltung und steigenden Kosten führt. 

Die Lösung? Konzentrieren Sie sich auf die richtigen KPIs. Mit den richtigen Daten können Teams Ausfallzeiten reduzieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und die Zuverlässigkeit von Anlagen maximieren. 

Aber welche KPIs sind wirklich wichtig? Und wie können Sie sie effizient verfolgen? 

In diesem Leitfaden werden wir sie aufschlüsseln: 

• Die wichtigsten KPIs für die Instandhaltung, die jedes Team verfolgen sollte 
• Wie ein CMMS hilft, die Verfolgung von KPIs zu automatisieren und zu visualisieren 
• Wie man KPIs für die kontinuierliche Verbesserung nutzt 

Am Ende dieses Artikels werden Sie einen klaren Fahrplan für die Nutzung von KPIs zur Umgestaltung Ihrer Instandhaltung haben. 

Was sind KPIs für die Instandhaltung? 

Jedes Instandhaltungsteam ist bestrebt, den reibungslosen Betrieb von Anlagen aufrechtzuerhalten, Ausfallzeiten zu minimieren und Kosten zu kontrollieren. Aber wie messen Sie den Erfolg? 

Hier kommen die Key Performance Indicators (KPIs) für die Instandhaltung ins Spiel. 

Diese Metriken bieten datengestützte Einblicke in Ihre Instandhaltungsprozesse. Sie helfen den Teams, Trends zu erkennen, die Leistung zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Die Rolle der KPIs für die Instandhaltung 

Stellen Sie sich vor, Sie fahren ohne Kraftstoffanzeige, Tachometer oder Motorwarnleuchte. Sie könnten unterwegs sein, wüssten aber nicht, ob das Fahrzeug effizient läuft oder kurz vor einer Panne steht. 

KPIs dienen einem ähnlichen Zweck für Ihre Anlagen. Sie bieten Frühwarnsignale und Echtzeit-Einblicke in die Leistung. 

Arten von KPIs für die Instandhaltung 

Die KPIs für die Instandhaltung lassen sich im Allgemeinen in drei Hauptkategorien einteilen: 

• Die Zuverlässigkeit von Anlagen misst, wie oft sie ausfallen und wie lange sie zwischen den Ausfällen in Betrieb sind.
• Kennzahlen zur Effizienz der Arbeitskräfte zeigen, wie effektiv Instandhaltungsteams Aufgaben erledigen.  
• Kostenkontrollmetriken überwachen die Instandhaltungskosten und helfen bei der Optimierung der Budgetierung. 

Warum KPIs wichtig sind 

Für ein effektives Instandhaltungsmanagement ist es entscheidend, Problembereiche zu erkennen, bevor sie eskalieren. Außerdem können optimierte Zeitpläne unerwartete Ausfälle verhindern und einen reibungsloseren Betrieb gewährleisten

Die Konzentration auf die Ressourcenzuweisung und die Minimierung von Ausfallzeiten kann auch die Kosten erheblich senken, was zu einem effizienteren und finanziell nachhaltigeren Ansatz führt. 

Wichtige KPIs für die Instandhaltung, die Sie verfolgen müssen 

Nicht alle KPIs für die Instandhaltung sind gleich. Um die Betriebszeit zu maximieren, die Effizienz zu verbessern und die Kosten zu kontrollieren, sollten Sie sich auf die Kennzahlen konzentrieren, die am wichtigsten sind. 

Hier sind sechs wichtige KPIs, die jedes Instandhaltungsteam verfolgen sollte: 

1. Mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF): Zuverlässigkeitsindikator 

MTBF misst, wie lange eine Anlage in Betrieb ist, bevor sie ausfällt. Eine höhere MTBF bedeutet eine zuverlässigere Anlage, was zu weniger unerwarteten Ausfällen und weniger Ausfallzeiten führt. 

Die Verfolgung der MTBF erfordert eine konsistente Fehlerprotokollierung und präzise Betriebszeitberechnungen. Wenn man sich jedoch auf Tabellenkalkulationen oder schriftliche Aufzeichnungen verlässt, kann dies zu inkonsistenten Daten und verpassten Trends führen. 

2. Mittlere Zeit bis zur Reparatur (MTTR): Reduzierung der Ausfallzeiten 

MTTR misst, wie schnell ein Team eine ausgefallene Anlage wieder in Betrieb nehmen kann. Eine niedrigere MTTR bedeutet schnellere Wiederherstellungszeiten und minimiert Betriebsunterbrechungen. 

Die Verfolgung der MTTR hängt von einer genauen Zeitprotokollierung von der Fehlermeldung bis zur Lösung ab. Papierbasierte Protokolle oder nicht integrierte Systeme können die Ermittlung von Verzögerungen im Reparaturprozess jedoch erschweren. 

3. Verhältnis zwischen präventiver und korrigierender Instandhaltung: Proaktive vs. reaktive Arbeit 

Bei dieser Kennzahl wird die geplante Instandhaltung (präventiv) gegen Notreparaturen (korrektiv) abgewogen. Eine höhere Quote für die präventive Instandhaltung bedeutet weniger Ausfälle und geringere Reparaturkosten. 

Genaue Daten und eine rasche Berichterstattung sind für die Überwachung dieser Kennzahl unerlässlich. Viele Teams verfolgen Arbeitsaufträge immer noch anhand von Papierprotokollen oder Tabellenkalkulationen, was die Balance zwischen proaktiver und reaktiver Instandhaltung erschwert. 

4. Rückstandsverwaltung: Effizienz der Arbeitsaufträge 

Bei der Rückstandsverwaltung wird die Anzahl der ausstehenden Arbeitsaufträge im Vergleich zu den abgeschlossenen Aufträgen bewertet. Ein zunehmender Rückstand deutet auf Ressourcenmangel oder ineffiziente Planung hin, was zu erhöhten Ausfallzeiten führt. 

Eine genaue Rückstandsverfolgung erfordert ein zentrales System mit Echtzeit-Updates. Manuelle Eingabesysteme wie Whiteboards und Tabellenkalkulationen sind anfällig für Fehler und Verzögerungen und führen zu betrieblichen Engpässen. 

5. Zeit mit dem Schraubenschlüssel: Technikerproduktivität 

Die Verschraubungszeit misst den prozentualen Anteil der Zeit, den ein Techniker für die eigentliche Instandhaltung aufwendet, abzüglich der Wartezeiten für Teile und Papierkram. Eine höhere Verschraubungszeit bedeutet eine bessere Effizienz und niedrigere Kosten. 

Eine genaue Zeiterfassung ist von entscheidender Bedeutung, um Ineffizienzen wie Verzögerungen bei der Lieferung von Teilen oder der Genehmigung von Arbeitsaufträgen zu erkennen. Viele Unternehmen verlassen sich jedoch auf Schätzungen durch Beobachtungen oder Papierprotokolle, was zu ungenauen Berichten führt. 

6. Kosten der Instandhaltung: Optimierung des Budgets 

Diese Kennzahl erfasst die gesamten Ausgaben für die Instandhaltung, einschließlich der Kosten für Arbeit, Material und Ausfallzeiten. Das Verständnis der Instandhaltungskosten hilft bei der Optimierung der Budgets und der Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten. 

Um ein klares finanzielles Bild zu erhalten, bedarf es präziser, aktueller Daten. Die Kosten für die Instandhaltung sind jedoch oft über Arbeitsauftragsprotokolle, Bestellungen und Ausfallzeitberichte verteilt. Das macht eine genaue Konsolidierung schwierig und zeitaufwändig. 

Wie man mit CMMS KPIs einrichtet und verfolgt 

Die manuelle Verfolgung der Instandhaltung ist ein langsamer, fehleranfälliger Prozess. Tabellenkalkulationen geraten in Verzug, Arbeitsaufträge gehen verloren, und die Erstellung von Berichten kann Stunden, wenn nicht gar Tage dauern. 

Ein computergestütztes System für die Instandhaltung (CMMS) beseitigt diese Ineffizienzen. Es automatisiert die Nachverfolgung von KPIs, zentralisiert Daten und gewährleistet Genauigkeit in Echtzeit. 

Bevor ein CMMS jedoch einen echten Nutzen bringen kann, müssen die Teams ihre KPIs richtig einrichten. 

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele für die Instandhaltung 

Bevor sie KPIs auswählen, müssen Instandhaltungsteams klare, messbare Ziele festlegen. Ohne klar definierte Ziele wird die Verfolgung von KPI zu einem Zahlenspiel ohne klare Richtung. 

Ein gutes Ziel für die Instandhaltung ist: 

• Spezifisch – Konzentration auf eine zentrale Herausforderung (z. B. Reduzierung ungeplanter Ausfallzeiten um 15 %). 
• Messbar – durch Daten belegt (z. B. Senkung der durchschnittlichen MTTR von 6 Stunden auf 4 Stunden). 
• Umsetzbar – direkt mit Entscheidungen verbunden (z. B. Erhöhung der Aufgaben der vorbeugenden Instandhaltung um 25 %). 

Ein CMMS legt Benchmarks fest, indem es historische Daten analysiert, um die grundlegenden Leistungsniveaus zu ermitteln. Es ermöglicht den Teams die schnelle Erstellung von Berichten über Ausfallraten, Reparaturzeiten und Kosten und bietet ihnen damit einen realistischen Ausgangspunkt für die Festlegung von KPI-Zielen.

Schritt 2: Wählen Sie die richtigen KPIs 

Mit klar definierten Zielen können die Teams die relevantesten KPIs auswählen, um den Fortschritt zu verfolgen. Der Schlüssel liegt darin, sich auf einen Kernsatz von Kennzahlen zu konzentrieren, die mit der Strategie der Instandhaltung übereinstimmen. 

Zum Beispiel: 

• Wenn das Ziel darin besteht, die Zuverlässigkeit der Anlagen zu verbessern, sollten die Teams die MTBF und die Ausfallrate verfolgen. 
• Wenn der Schwerpunkt auf der Effizienz liegt, geben MTTR und Wrench Time Aufschluss über die Leistung der Techniker. 
• Wenn Kostenkontrolle eine Priorität ist, werden die Ausgaben für die Instandhaltung und das Verhältnis zwischen präventiven und korrigierenden Maßnahmen Möglichkeiten aufzeigen. 

Ein CMMS rationalisiert die Verfolgung von KPIs, indem es alle Daten der Instandhaltung in einem System zusammenfasst. Teams können KPI-Berichte einfach nach Anlagentyp, Techniker oder Zeitrahmen filtern. Dies bietet einen unmittelbaren Einblick in Leistungstrends, ohne dass Tabellenkalkulationen und separate Berichte erforderlich sind. 

Schritt 3: Datenerfassung automatisieren 

Eine der größten Herausforderungen bei der manuellen KPI-Verfolgung sind inkonsistente und unvollständige Daten. Wenn Fehlerprotokolle nicht aktualisiert oder Arbeitsaufträge nicht ordnungsgemäß abgeschlossen werden, werden die Berechnungen unzuverlässig. 

Ein CMMS beseitigt dieses Problem, indem es die Datenerfassung automatisiert: 

• Arbeitsaufträge protokollieren automatisch Reaktionszeiten und Reparaturdauer. 
• IoT-Sensoren ermöglichen eine Zustandsüberwachung in Echtzeit. 
• Die Bestandsverfolgung erfasst die Verwendung und die Kosten der Teile einwandfrei. 

Jede Aktion wird mit einem Zeitstempel versehen und zentral gespeichert. So entsteht ein historischer Datensatz, den die Teams jederzeit einsehen können.

Schritt 4: Passen Sie Ihr KPI-Dashboard an 

Nicht jede Abteilung muss die gleichen KPIs sehen. Ein CMMS ermöglicht es Teams, Dashboards so anzupassen, dass sie die für ihre Aufgaben wichtigsten Daten verfolgen können. 

Zum Beispiel: 

• Instandhaltungsteams können die Rückstandsverwaltung mit der Schlüsselzeit verknüpfen, um Engpässe bei der Abwicklung von Arbeitsaufträgen zu erkennen. 
• Finanzteams können Kostentrends für jeden Anlagentyp, jede Einrichtung oder jeden Techniker ermitteln. 

Sobald die Ziele für die Instandhaltung klar sind und die KPIs feststehen, benötigen die Teams ein System, mit dem sie die Leistung in Echtzeit verfolgen, die Berichterstattung zentralisieren und die Erkenntnisse automatisieren können. Ein CMMS wie XMaintain rationalisiert die KPI-Nachverfolgung und hilft den Teams, von Tabellenkalkulationen und manuellen Berechnungen zu einem datengesteuerten Ansatz überzugehen. 

Verwendung von KPIs zur Förderung der kontinuierlichen Verbesserung 

Ein CMMS verwandelt Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse, um den laufenden Fortschritt zu steuern. 

Schritt 1: Ermittlung von Trends und Engpässen 

Ohne Kontext bedeuten die Daten nichts. Ein Blick auf die Zahlen eines Monats sagt nichts über die ganze Geschichte aus – die Verfolgung von Veränderungen im Laufe der Zeit schon. 

Zum Beispiel:

• Wenn die MTBF tendenziell sinkt, müssen bestimmte Anlagen möglicherweise häufiger präventiv instand gehalten werden. 
• Ein zunehmender Rückstand kann auf einen Ressourcenmangel oder eine ineffiziente Terminplanung hinweisen. 

Ein CMMS macht den Vergleich von KPIs über Zeiträume, Standorte und Teams hinweg einfach. Anstatt Berichte manuell zusammenzustellen, können Instandhaltungsmanager Leistungsabfälle in Echtzeit erkennen und handeln, bevor aus kleinen Ineffizienzen kostspielige Störungen werden. 

Schritt 2: Optimierung der Instandhaltungsstrategien anhand von Daten 

Sobald sich Muster herauskristallisieren, besteht der nächste Schritt darin, die Instandhaltungsstrategien auf der Grundlage dieser Erkenntnisse anzupassen. 

Die Nachverfolgung von KPIs macht Schluss mit dem Rätselraten, indem sie konkrete Nachweise liefert: 

• Anpassung der Pläne für die vorbeugende Instandhaltung zur Verbesserung der Betriebszeit 
• Optimierung der Arbeitsabläufe, um schnellere Antworten zu gewährleisten
• Neuzuteilung von Arbeit und Inventar zur Verbesserung der Effizienz 

Durch die Nutzung historischer Daten und Echtzeit-Analysen können Teams ihre Instandhaltung verfeinern, die Zuverlässigkeit der Anlagen verbessern und die Kosten senken. 

Schritt 3: Ausrichten der Teams auf die KPI-gesteuerte Entscheidungsfindung 

Selbst die beste KPI-Verfolgung ist nutzlos, wenn sie nicht durch entsprechende Maßnahmen unterstützt wird. Deshalb sollten KPIs für die Instandhaltung nicht nur für Manager gedacht sein. 

Alle Teams sollten z. B. Einblick in Leistungskennzahlen haben: 

• Techniker müssen verstehen, wie sich die Zeit für Schraubenschlüssel und die Erledigungsrate von Arbeitsaufträgen auf die Effizienz auswirken. 
• Die Vorgesetzten sollten MTTR und Backlog Trends überwachen, um dringende Aufgaben zu priorisieren. 
• Führungskräfte sollten die Ausgaben für Instandhaltung und die Leistungsdaten von Anlagen nutzen, um die Zuweisung von Budgets zu rechtfertigen.

Indem sie KPIs in die tägliche Entscheidungsfindung einbeziehen, können Teams ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich verfeinern und ihre Leistung verbessern. 

Schritt 4: Etablierung eines kontinuierlichen Überprüfungsprozesses 

Die Verfolgung von KPIs ist keine einmalige Angelegenheit. Es sollte eine kontinuierliche Feedbackschleife sein. 

Die Teams sollten ihre wichtigsten Kennzahlen für die Instandhaltung regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Fortschritte bei der Erreichung ihrer Ziele machen. Das können vierteljährliche Überprüfungen sein: 

• Aufzeigen von saisonalen Trends in der Wertentwicklung 
• Messen Sie die Auswirkungen der jüngsten Optimierungen in der Instandhaltung 
• Unterstützungsziele auf der Grundlage historischer Leistungen 

Mit diesem Ansatz können Unternehmen von der reaktiven Problemlösung zur proaktiven Optimierung übergehen.

Der KPI-Vorteil: Eine intelligentere Art, Vermögenswerte zu pflegen 

Die Überwachung der Instandhaltung geht über die reine Datenerfassung hinaus. Es geht darum, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die helfen, Ausfallzeiten zu minimieren, die Effizienz zu steigern und die Kosten unter Kontrolle zu halten. 

Ein robustes CMMS wie XMaintain bietet mehr als nur die Überwachung wichtiger Kennzahlen. Es versetzt Teams in die Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen und strategische Maßnahmen umzusetzen, die zum Erfolg führen. 

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